Die Zusammenarbeit von einem PMS System und anderen Programmen, wie Crqlar ist komplex und kann sehr verwirrend sein. Im Folgenden Artikel folgt eine genaue Erklärung und Führung durch diesen Prozess:
1.) Wir beginnen mit dem Eintrag des Gastes in Elite.
Entweder:
→Der Gast hat bereits eine Buchung im Hotel und dadurch bereits ein "Konto" in Elite
oder:
→Der Gast ist ein externer Gast der nur das Spa oder andere Einrichtungen im Hotel nutzen und dort eine Leistung konsumieren möchte.
⇒ In diesem Fall muss für diesen Gast in Elite ein so genanntes "Tageskonto" erstellt werden.
2.) Nachdem dies erfolgt ist, folgt der Eintrag der gewünschten Leistung des Gastes in Crqlar
3.) Gehen Sie hierfür in den Sektor in Crqlar, wo Sie eine Servicebuchung/Reservierung für den Gast vornehmen möchten. (zB Spa oder Restaurant)
4.) Legen Sie die Reservierung für den Gast an.
Eine Anleitung hierfür finden Sie in diesem Artikel.
5.) Wenn die Buchung erfolgt und der Status der Buchung in Crqlar auf Vollendet gesetzt wurde,
erhält das PMS-System auch die Information, dass die Behandlung erfolgt ist.
6.) Klicken Sie nun auf "Kunden belasten"
7.) Die Rechnungsoberfläche öffnet sich automatisch-hier können Rechnungsinformationen noch manuell verändert werden.
8.) Klicken Sie auf "Erstellen", um die Rechnung an das PMS-System zu senden.
9.) die Rechnung mit allen Informationen wurde an das Tageskonto oder das Zimmer des Gastes im PMS System übermittelt.
10.) Nun können Sie von Elite aus den Bezahlvorgang mit dem Kunden abwickeln, je nach gewünschter Zahlungsart des Gastes zB Bezahlung aller Leistungen mit der Hotelrechnung, Zahlung der einzelnen Leistung direkt per Kreditkarte oder in Bar.
11.) Die Rechnung kann wie gewohnt auch an den Gast übermittelt werden. ZB per Ausdruck, per e-mail etc.
→dies erfolgt ebenso in Elite